Les postes de travail
1. Contexte
Les orientations stratégiques, les modifications des pratiques et des métiers ainsi que l’apparition de nouveaux usages, reposent largement sur l’évolution du Système d’Information et du poste de travail. Le poste de travail est ainsi un chaînon primordial par lequel le Système d’Information fournit à l’utilisateur tous les services nécessaires à l’accomplissement de ses missions.
Plusieurs entreprises, administrations et collectivités se sont lancées dans un projet de refonte du poste de travail, dans le but de doter leurs agents et éventuellement leurs partenaires de moyens fiables et modernes de traitement et d’échange d’informations. Ce type de projet est stratégique dans le sens où il doit favoriser les nouvelles formes de collaboration entre les acteurs du SI, quelque soit leur situation géographique. La mobilité, l’accessibilité, la sécurité, la pérennité de l’information, la convergence entre la voix et les données et la maîtrise des usages constituent grandement à la définition des enjeux fondamentaux du projet.
L’autre enjeu est naturellement financier. Doit-on pérenniser coute que coute les investissements effectués ? Faut-il bousculer l’existant pour s’orienter vers de nouvelles solutions ? Moderniser l’outil de travail, simplifier les tâches de prise de main, de d’administration, de maintenance font-ils réduire réellement le coût de possession ?
2. Enjeux
Développons ces enjeux. Un projet d’évolution et de modernisation du poste de travail doit répondre aux enjeux stratégiques suivants :
- Des enjeux managériaux visant à équiper les utilisateurs d’un nouvel environnement de travail porteur de dynamique, de transversalité car centrés sur les usages des différents métiers de l’entreprise ou de la collectivité ;
- Des enjeux techniques portés par la nécessité d’outiller les processus de l’entreprise ou de la collectivité, avec des solutions novatrices et évolutives tirant parti des récents progrès techniques dans le domaine des postes et des environnements de travail ;
- Des enjeux économiques, en phase avec la politique de maîtrise de dépenses, pour diminuer les coûts de possession et d’utilisation des services d’information et de communication.
Les enjeux stratégiques du futur environnement de travail
Du point de vue de l’utilisateur, le futur poste doit permettre de :
- Disposer d’un outil de travail performant, des moyens de communication adaptés, une suite bureautique moderne, un accès facilité au SI, en situation sédentaire comme en situation de mobilité ;
- Développer de nouveaux usages et simplifier leurs modes d’accès afin de gagner en efficacité, en particulier sur l’information, la communication, la gestion des connaissances et des compétences, la collaboration ;
- Faciliter les coopérations externes avec les partenaires de l’entreprise ou de la collectivité, qu’ils soient publics ou privés, fournisseurs ou clients.
Du point de vue de la DSI, le futur poste doit permettre de :
- Disposer d’une infrastructure fiable, évolutive et économique, maîtrisée, pérennisée ;
- Accompagner le développement des usages à travers les services aux utilisateurs ;
- Assurer l’évolution de son métier et de son organisation, en particulier vers le métier d’opérateur ;
- Diminuer le coût de possession du poste de travail.
3. Premières orientations
Dans un premier, et comme dans tout projet, le cadrage va permettre de définir les orientations à prendre en termes d’usages et d’évolution du SI. On ne parle pas tout de suite des évolutions ou des modifications technologiques. Un tel projet doit être porté avant tout par les usages, répondant en premier lieu à l’enjeu managérial.
- Qu’est-ce que le futur poste de travail ?
- Quel doit être son environnement et les conditions d’accès au SI ?
- De quoi l’utilisateur a-t-il besoin pour effectuer ses missions ?
- Quel est le positionnement de la DSI ?
- En quoi ce futur poste fait-il baisser les coûts de possession ?
Concevoir et mettre en œuvre un tel projet s’accompagne de la maîtrise de difficultés et de risques importants. Les identifier le plus en amont possible est un facteur de la réussite du projet. Les choix technologiques effectués ainsi que la volonté de les pérenniser tout en développant le futur poste autour de ce socle est un point majeur de cette maîtrise. L’accompagnement au changement s’en trouve facilité.
Le premier constat est que la problématique « poste de travail » reste un chantier vaste, complexe et dense, dont une seule réponse ne suffit pas. La stratégie étant d’adopter une typologie de poste de travail aux typologies d’usages, en optimisant le budget d’investissement et de fonctionnement, il est nécessaire de recenser les usages en cours et les solutions en place, ainsi que d’identifier les grandes tendances en termes d’usages. Il ne s’agit pas d’ores et déjà d’élaborer un cahier des charges détaillé.
A ce titre, on peut déjà avancer les grandes tendances autour du poste de travail et de l’environnement de travail, guidant de fait une bonne partie de la réflexion.
- Constituer et fournir un catalogue d’offres homologuées selon les profils des agents
- Constituer et fournir un catalogue de types de postes homologués selon les profils des utilisateurs
- Exploiter les technologies de virtualisation pour ajouter des services « à la carte »
- Gérer l’ensemble du parc de manière unifiée : postes fixe, portables ou terminaux
- Développer l’accessibilité au SI depuis des lieux et des matériels non « entreprise »
La construction du projet se fonde tout naturellement sur les usages actuels et futurs et les solutions en exploitation. Il doit impérativement se concevoir en étroit partenariat avec les utilisateurs portant les métiers et les enjeux stratégiques de l’entreprise. Ainsi, il se doit d’intégrer les quatre dimensions indissociables de tout service de cette nature :
- La dimension technologique : composants, intégration dans le système d’information, évolutivité,…
- La dimension organisationnelle : adéquation aux besoins, modalités de déploiement et d’accompagnement,…
- La dimension économique : mutualisation, industrialisation des services, économie d’échelle,…
- La dimension environnementale : investissement durable, apport ECO2
La gestion des accueils
Toute structure est forcément amenée à recevoir à un moment du public sur son site, que ce soit pour des visites VIP « chauffées » avec protocole, sinon l’arrivée de collaborateurs pour une réunion de travail interne, ou encore la réception de conférenciers en très grand nombre lors d’événements ponctuels.
Pour certaines structures – idéalement toutes -, il est nécessaire de s’y préparer afin que l’accueil soit au niveau des exigences de sécurité et d’image souhaitées.
Des exigences de sécurité doivent donc guider à minima la procédure d’accueil des visiteurs de sorte à ce qu’aucune intrusion, avec risque de malfaisance, ne soit possible. Des dispositifs de type contrôle d’identité aux accueils, passage unicitaires activés par badges électroniques, scanners à bagages et individus… permettent de monter rapidement les contraintes de sécurité.
Or dans le même temps, ces mesures d’accès induisent des ralentissements sur le flux de passage des visiteurs, pénalisant davantage l’image du site qu’elles ne la servent : un « bon accueil » tient avant tout à un accès rapide au point de rendez-vous. Et des services personnalisés peuvent compléter cette bonne image de l’accueil.
Sur tous les projets d’accueil de visiteurs, la pratique de la préannonce apparait donc comme un bon compromis entre pour des bénéfices en termes de « sécurité » et d’« image ».
La préannonce amène effectivement les hôtes à préparer leur rendez-vous et annoncer à l’avance leurs visiteurs aux hôtesses qui sauront si la personne est bien attendue, quand, où et auprès de qui… de sorte à lui remettre un badge d’accès individualisé (impression des nom/ prénom, entité, encodage des droits d’accès par zones, etc.).
Il est aussi possible d’enrichir la qualité de l’accueil grâce à la préannonce si des services sont proposés aux visiteurs, mais aussi aux hôtes : plans du site, organigramme de la direction visitée, SMS de confirmation de rendez-vous, SMS d’alerte d’arrivée, message personnalisé d’accueil, etc.
Il est important de noter que d’autres dimensions croisent cette problématique, comme l’orientation des visiteurs sur le site (bornes d’orientation, GPS internes), l’exploitation des sites soumis à des contraintes d’architecture ou de propriété intellectuelle, l’organisation des services impliqués et leur gestion des personnels internes ou externes, etc.. Et toutes apportent une nouvelle complexité au projet qu’il faut savoir appréhender.
Enfin, d’un strict point de vue informatique, ces dispositifs reposent sur différents modules, plus ou moins intégrés : enregistrement des visiteurs (pour inventaire et traçabilité) aux postes d’accueil, préannonce par les services hôtes, gestion des rendez-vous et gestion des salles de réunion (souvent le point d’entrée d’une visite). Ceux-ci sont interfacés avec des équipements spécifiques (sabot de lecture automatique de pièce d’identité, imprimante de badge, etc.) ou d’autres applicatifs (annuaire interne, base de ressources, gestion des accès, etc.). Le volet sécurité sera une fois de plus déterminant en permettant, ou non, la connexion de ces applicatifs au réseau des accès qui, lui, gère l’encodage des badges… et donc l’ouverture des portes au visiteur !
Impact de l’Open Source dans les Systèmes d’Information
L’Open CIO Summit publie son livre blanc organisé en partenariat avec l’ANDSI et le CIGREF.
Ce document dresse un panorama des meilleures pratiques en termes d’usage de l’Open Source : pourquoi, où et quand l’utiliser ? Il relativise également les principales idées reçues sur l’open source et révèle les principaux avantages et freins à son déploiement massif tels que les perçoivent les DSI :
Astuce Word : Fonction de recherche
Lorsque vous recherchez un mot sous word, vous affichez la boite de dialogue de recherche, tapez le mot recherché. Vous pouvez fermer cette fenêtre. Utilisez « Ctrl »+ « Page down » pour faire défiler le mot recherché sans avoir la fenêtre de recherche qui masque le document.
